A LEGGYAKRABBAN FELMERÜLŐ KÉRÉSEK, KÉRDÉSEK AZ ÜGYFELEK RÉSZÉRŐL I. RÉSZ

Cikksorozatunk első részében összegyűjtöttük azokat a leggyakoribb kérdéseket, kéréseket, amelyek egy-egy közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása során felmerülnek az ügyfeleink részéről.

Ahogyan az az alábbiakban összegyűjtött kérdésekből és az azokra adott válaszainkból is látszik, rengeteg olyan egyszerűnek tűnő, de mégis nagy jelentőséggel bíró kérdés merül fel már az eljárások előkészítési szakaszában, amelyen áll vagy bukik egy közbeszerzés. Az eljárások előkészítési szakaszában sem elegendő csak a következő lépésre koncentrálni, már ekkor olyan szemmel kell vizsgálni minden előírást, hogy átlássuk a teljes folyamatot egészen a szerződés teljesítéséig. Ügyfeleinket is arra biztatjuk, hogy minden felmerülő kérdéssel forduljanak hozzánk, közösen megkeressük a mindenki számára megfelelő választ, és felkészülten nézünk szembe a közbeszerzés kihívásaival.

Mitől függ, hogy meddig tart egy közbeszerzési eljárás?

Egy közbeszerzési eljárás időigénye előre nehezen meghatározható, hiszen már az előkészítés is hosszadalmasabb lehet, mint azt előre tervezi az ajánlatkérő. Ezt követően pedig felmerülhetnek olyan körülmények, amelyek meghosszabbítják a folyamatot. Ilyen lehet például, ha az eljárás folyamatba épített ellenőrzés mellett zajlik (pl. uniós forrásból támogatott beszerzés), vagy ha a vártnál több kiegészítő tájékoztatás kérés érkezik, és főként, ha azok alapján módosítani kell a közbeszerzési dokumentumokat, valamint meghosszabbítani az ajánlattételi határidőt. Ezen kívül a beérkező ajánlatok bírálatának elhúzódása, az esetleges előzetes vitarendezési kérelmek, jogorvoslati eljárások megindulása is mind-mind olyan körülmények lehetnek, amelyekkel érdemes már az előkészítés szakaszában kalkulálni.

Az engedélyes tervek és a kiviteli tervek becsült értéke külön-külön nem érik el a közbeszerzési értékhatárt, nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni, indíthatjuk a kivitelezésre irányuló eljárást?

A tervezési feladatokat egybe kell számítani, hiszen ugyanazon közvetlen cél érdekében rendeli meg őket az ajánlatkérő, egyazon építési beruházáshoz kapcsolódnak, és már az első tervezési feladat megrendelésénél figyelembe kell venni, milyen egyéb terveket szükséges az adott építési beruházáshoz elkészíteni, majd ezek értékét egybeszámítani. Ha az egybeszámított érték eléri az irányadó közbeszerzési értékhatárt, közbeszerzési eljárást kell kiírni.

Épületre vonatkozó tervezési szolgáltatás megrendelése esetén 15 millió forint felett kell közbeszerzési eljárást kiírni?

A szolgáltatásmegrendelésekre vonatkozó nemzeti közbeszerzési értékhatár jelenleg nettó 15 millió forint, azonban az épületekre vonatkozó építészeti-műszaki tervezési szolgáltatások nemzeti eljárásrendben kivételi körbe esnek, így egészen a szolgáltatásokra irányadó uniós értékhatárig mentesülhet az ajánlatkérő a közbeszerzési kötelezettség alól.

Nincsen még építési engedély, megindítható a kivitelezésre vonatkozó eljárás?

A kivitelezésre irányuló közbeszerzések esetében a Kbt. mellett a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet tartalmazza a speciális részletszabályokat. Többek között a Korm. rendeletben található meg, hogy egy engedélyköteles építési beruházás közbeszerzési dokumentumait milyen tartalommal kell elkészíteni. Engedélyköteles kivitelezés esetén a közbeszerzési dokumentumoknak része valamennyi előzmény okirat, így a végleges és hatályos építési engedély is. Tehát az előkészítést ugyan már meg lehet kezdeni korábban is, de a Korm. rendelet alapján nem lehet megindítani az eljárást az építési engedély hiányában.

Milyen részletességgel kell elkészíteni a műszaki leírást?

A válasz egyszerű, a lehető legrészletesebben. A műszaki leírásnak lehetnek pl. építési beruházás esetén kötelező tartalmi elemei, amelyeket mindenképpen tartalmaznia kell, és ezen kívül is általánosságában elmondható, hogy legalább annyira részletesen kell elkészíteni, amilyen részletességgel az ajánlatkérő ellenőrizni kívánja a műszaki tartalmat a teljesítés során. Azaz röviden összefoglalva, minden olyan feladatnak, információnak, előírásnak, mennyiségnek stb. szerepelnie kell a műszaki leírásban, ami a szerződés megfelelő teljesítéséhez és a teljesítés ellenőrzéséhez szükséges.

Minél hamarabb el kell készülnie az épületfelújításnak, értékelhető az előteljesítés ideje?

A teljesítés idejét lehet értékelési szempontként alkalmazni, azonban alapvetően nem javasolt, tekintettel arra, hogy a teljesítés idejét gyakran kívánják módosítani a felek. A közbeszerzési szerződések módosítása egyébként is csak szűk keretek között lehetséges, és ha a módosítás értékelési szempontot érint, különösen nagy körültekintéssel kell eljárni, hogy az jogszerűnek minősüljön. Amennyiben vállalja is az ajánlatkérő ezt a kockázatot, az előteljesítés megajánlható mértékét javasolt keretek közé kell szorítani, hogy ne tehessenek az ajánlattevők utóbb teljesíthetetlen vállalást.

A szerződés teljesítésének határideje konkrét dátumként előírható?

A dátumszerű határidő megadását a jogszabályok nem tiltják, azonban közbeszerzési jogi szempontból nem javasolt. Az eljárások időigénye előre nem határozható meg pontosan, hiszen számtalan olyan körülmény fennállhat, ami miatt elhúzódik a szerződéskötés, mint például módosítások, jogorvoslat, bírálat időigénye. A teljesítési határidőt napokban javasolt megadni, azonban, ha mégis szükséges a dátumszerű meghatározás, azt célszerű minden esetben rugalmasan kezelni és attól függővé tenni, hogy mikor zárul le az eljárás, és mikor kezdhető meg a teljesítés.

Ajánlati, teljesítési, jólteljesítési biztosítékot elő kell írni az eljárásban?

A Kbt. nem írja elő kötelezően egyik biztosíték előírását sem, az minden esetben az ajánlatkérők döntésére van bízva. Amennyiben azonban előírásra kerül, a teljesítési és jólteljesítési (hibás teljesítés esetére kikötött) biztosíték mértéke a Kbt. szerint a szerződéses összeg 5 %-át nem haladhatja meg, az ajánlati biztosíték mértékét pedig a hatályos joggyakorlat alapján általában a becsült érték 1-1,5 %-ában javasolt maximalizálni.

Milyen kötbéreket írjunk elő a szerződésben?

A Kbt. a kötbérek körét sem szabályozza, azonban az alapelvekre figyelemmel minden esetben javasolt a nem szerződésszerű (és nem az ajánlatban szereplő vállalásnak megfelelő) teljesítést szankcionálni. A leggyakrabban előforduló kötbérek a késedelem és a meghiúsulás esetét biztosítják, de bármely egyéb esetet is lehet szabályozni a szerződésben, amely feltétel nem teljesülése esetén az ajánlatkérő kötbérigénnyel élhet. Ami a kötbérek mértékét illeti, itt is a közbeszerzési alapelvekre és a bírói gyakorlatra tekintettel kell eljárni, így például egy mindösszesen 60 napos teljesítési határidő esetén nem engedhető meg olyan előírás, amely 30 napos késedelmet minimális pénzbeli hátrány mellett engedélyez a nyertes ajánlattevő számára.

A szakmai ajánlat részletezettsége lehet értékelési szempont egy eljárásban?

A szakmai ajánlat, így például egy mintafeladat kidolgozása, részletessége is értékelhető eleme lehet az ajánlatnak, azonban jellemzően nem olyan módon, ahogyan azt az ajánlatkérők általában óhajtják. Általában szubjektív feltételeket érvényesítenének (minél részletesebb, minél előnyösebb, minél jobban illeszkedik stb.), amelyek közbeszerzési jogi szempontból jelentős jogorvoslati kockázattal járnak. Az ajánlatoknak objektív módon összehasonlíthatónak kell lenniük, pontosan meg kell határozni, mitől előnyösebb, jobb az egyik ajánlat, mint a másik. Egy ilyen értékelési szempontrendszer Kbt.-nek megfelelő kidolgozása utóbb jellemzően túl bonyolultnak bizonyul ahhoz, hogy ténylegesen szerepeltetésre kerüljön egy közbeszerzésben.

Nem tudjuk pontosan meghatározni mikor és milyen mennyiségben lesz szükségünk számítógépekre, ezek az igények ad hoc módon szoktak jelentkezni, akkor viszont sürgősen szükség van a gépekre, és nincs idő közbeszerzési eljárást lefolytatni. Hogyan lehet ezt kezelni? Csatlakozzunk a központosított közbeszerzési rendszerhez?

Erre az esetre jó megoldás egy keretmegállapodás megkötése, azonban – ha egyébként az ajánlatkérő szervezet nem tartozik a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá – a központosított közbeszerzési rendszerhez történő önként csatlakozás helyett akár saját keretmegállapodást is köthet, amely már rugalmasan és gyorsan képes kezelni a felmerülő beszerzési igényeket.

Konkrétan egy, a szakmában elismert és bevált vállalkozóval szeretnénk szerződést kötni, hogyan lehet ezt megoldani?

A közbeszerzési alapelvek figyelembevételével kell a közbeszerzéseket előkészíteni és lefolytatni, azaz többek között biztosítani kell a minél szélesebb körű versenyt az eljárásokban. Az alkalmassági követelményeknek, részvételi feltételeknek nem lehet versenyszűkítő hatása, azonban például az értékelés során (természetesen itt is szem előtt tartva az alapelveket és a Kbt. előírásait) előírhatók olyan feltételek, amelyek tartalmazzák mindazon előnyös tulajdonságokat, amikre a szerződés teljesítése során szüksége van az ajánlatkérőnek, és amelyek jellemzőkben csak olyan ajánlattevő képes maximális pontszámot szerezni, aki az elvárt minőségben képes a szerződést teljesíteni.

Kiválasztottuk a felkérendő ajánlattevőket, van ezzel kapcsolatban egyéb teendőnk?

Jellemző, hogy az ajánlattételre felkért gazdasági szereplők kiválasztásának folyamata nem kerül dokumentálásra, ezt azonban minden esetben meg kell tenni, hogy a későbbiekben az ajánlatkérő igazolni tudja, milyen szempontok szerint, hogyan választotta ki őket. Első lépésként javasolt megvizsgálni a cégkivonatokat, a tulajdonosi összefonódást és a Kbt. szerinti összeférhetetlenséget, valamint azt, hogy nem állnak-e az előírásra kerülő kizáró okok hatálya alatt. Amennyiben minden szempontból megfelelőnek ítéljük a választott cégeket, a szerződés teljesítésére való alkalmasságukat is meg kell állapítani, valamint azt, hogy egyáltalán tudnak-e ajánlatot tenni az eljárásunkban. Ehhez egy előzetes piackutatás tökéletes megoldás lehet, amelyben akár egy előre kialakított kérdőív alapján a felkérendő cégek minden releváns információt az ajánlatkérő rendelkezésére bocsáthatnak.

Kiegészítő tájékoztatás érkezett, a kérdésre a pontos válasz megtalálható a műszaki leírásban, kell egyáltalán foglalkozni a kérdéssel?

A kiegészítő tájékoztatás kéréseket meg kell válaszolni, még akkor is, ha azokra egyébként a válasz megtalálható a dokumentumok között. Azonban, ha a kérdés az előírt határidőn túl érkezett, nem szükséges a válasz a megfelelő ajánlattételhez, akkor a Kbt. lehetőséget biztosít arra, hogy azokat az ajánlatkérő figyelmen kívül hagyja.

Kiegészítő tájékoztatás során bővíthető a kért termék műszaki előírása? További információkat lenne szükséges megadni, aminek szintén meg kell felelnie a megajánlott terméknek, ugyanakkor a határidők miatt nem szeretnénk módosítani a közbeszerzési dokumentumokat.

A kiegészítő tájékoztatás kérések megválaszolása során nem módosíthatók vagy egészíthetők ki az eljárásban előírt feltételek. Jelen esetben, az az ha hiányos a specifikáció, és megfelelő ajánlatot csak ezen plusz információ birtokában lehet tenni, minden esetben módosítani kell a közbeszerzési dokumentumokat, nem lehet a kiegészítő tájékoztatás válaszban módosítani az előírásokat.

A szerződéskötéskor vettük észre, hogy nem megfelelően került szabályozásra az átadás-átvételi eljárás rendje. Mi a teendő ilyen esetben, javítható a szerződéstervezet?

A szerződéstervezet az eljárás ezen szakaszában már nem javítható, hiszen az ajánlati kötöttség mindkét fél részéről beállt az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában. Annak azonban nincsen akadálya, hogy a szerződést a megkötését követően, akár már ugyanazon a napon módosítsák a felek. Természetesen minden esetben meg kell vizsgálni, jogszerű-e a módosítás a Kbt. alapján és amennyiben igen, azt a közbeszerzési jogi szabályoknak megfelelően megtenni, eleget téve a közzétételi kötelezettségeknek is.

Reméljük, hasznosnak találták kedves olvasóink a fenti információkat, és ha lehetőségük adódik rá, megosztják ismerőseikkel is.

Személyes tanácsadás

A KBT. LEGFONTOSABB MÓDOSÍTÁSAI A 2019-ES ÉVRE - I. RÉSZ