Korábbi cikkünkben bemutattuk az Iratbetekintés általános tudnivalóit:Az iratbetekintés általános tudnivalói

Iratbetekintés közbeszerzésben: 10 gyakori kérdés, amit minden ajánlattevőnek ismernie kell

Az iratbetekintés a közbeszerzési eljárás egyik legfontosabb eszköze az ajánlattevők kezében. Segítségével ellenőrizhető a döntések jogszerűsége, és megalapozható egy esetleges jogorvoslat is. Ebben a cikkben összegyűjtöttük a leggyakoribb kérdéseket – közérthetően, gyakorlati szemlélettel.

1. Meghatározhat az ajánlatkérő időkeretet az iratbetekintésre?

A közbeszerzési törvény (Kbt.) nem ír elő konkrét időkeretet az iratbetekintésre. A Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint az ajánlatkérő nem korlátozhatja önkényesen az időtartamot, ugyanakkor a betekintés jellemzően munkaidőben történik.

👉 A gyakorlatban a dokumentáció tartalmazhat iránymutatást, de ennek mindig összhangban kell lennie az alapelvekkel, mint az egyenlő bánásmód és a tisztességes eljárás. Nagy terjedelmű dokumentumok esetén különösen fontos, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre az érdemi vizsgálathoz.

2. Lehet többször is ugyanabba az iratba betekinteni?

Igen. Mivel a Kbt. nem tiltja, az ajánlattevő ismételten is kérhet iratbetekintést ugyanazon dokumentumokba.

Fontos azonban: a jog gyakorlása nem lehet visszaélésszerű. A túlzott vagy indokolatlan kérelmek már sérthetik a jóhiszemű joggyakorlás elvét. Ugyanakkor sok esetben kifejezetten indokolt a többszöri betekintés, például ha új információk merülnek fel vagy jogorvoslati lépést tervez az ajánlattevő.

3. Lehet online iratbetekintést kérni?

Ma már egyre gyakoribb az online megoldás, mivel a korábbi kifejezett tiltás megszűnt. A 2020. évi CXXVIII. törvény módosítása lehetővé tette, hogy az ajánlatkérő elektronikus eszközökkel is biztosítsa a betekintést.

A Közbeszerzési Hatóság álláspontja alapján is van lehetőség online iratbetekintésre, ami jelentősen megkönnyítheti az ajánlattevők helyzetét. Ugyanakkor a gyakorlatban érdemes előre egyeztetni az ajánlatkérővel a pontos formátumról és feltételekről.

4. Készíthető-e fénykép vagy videó felvétel a megtekintett dokumentumokról?

Egyik iratbetekintésre vonatkozó jogszabály sem tiltja a megtekintett dokumentumokról felvétel készítését. A Kbt. alapján ez a lehetőség a jogérvényesítéshez szükséges mértékig biztosítandó.

Ez különösen hasznos lehet:

• nagy terjedelmű dokumentumok esetén,
• összetett költségvetések vizsgálatánál,
• ábrákat, rajzokat tartalmazó anyagoknál.

Fontos azonban, hogy a felvételkészítés nem sértheti az üzleti titkok védelmét.

5. Megtagadhatja az ajánlatkérő az iratbetekintést?

Ha a kérelem megfelel a Kbt. előírásainak, az ajánlatkérő nem tagadhatja meg az iratbetekintést.

Ez alapvető jog az ajánlattevők számára. A gyakorlatban inkább az jelent kihívást, hogy milyen keretek között (idő, helyszín, dokumentumok köre) történik a betekintés, ezért érdemes előre tisztázni a részleteket.

6. Érvénytelen ajánlattevő is kérhet iratbetekintést?

Ez már összetettebb kérdés.

Ha az ajánlattevő jogos érdekét igazolni tudja, akkor kérhet betekintést. Például ha felmerül, hogy a nyertes ajánlat hasonló hibát tartalmaz, mint ami miatt őt kizárták.

Ugyanakkor a „hibavadászat” jellegű betekintés – amely az eljárás meghiúsítására irányul – nem egyeztethető össze a közbeszerzési alapelvekkel.

7. Mit vigyünk magunkkal az iratbetekintésre?

Egy jól előkészített iratbetekintés sokkal hatékonyabb. Érdemes magaddal vinni:

• meghatalmazást (ha nem cégjegyzésre jogosult személy jár el),
• cégkivonatot,
• személyazonosító okmányt,
• az iratbetekintési kérelmet,
• jegyzetelési eszközöket,
• telefont (jegyzethez vagy fotózáshoz).

Tipp: ha előre egyeztetsz egy közbeszerzési szakértővel, az jelentősen növeli a betekintés hatékonyságát.

8. Lehet betekinteni később keletkezett dokumentumokba is?

Igen. A gyakorlat szerint az összegezés után keletkezett dokumentumokba is kérhető betekintés, például előzetes vitarendezés során benyújtott iratok esetében.

Ez különösen fontos lehet, mert ezek a dokumentumok gyakran olyan információkat tartalmaznak, amelyek az eredeti döntést is árnyalhatják.

9. Módosított összegezés után is kérhető iratbetekintés?

Igen, az összegezés módosítása új lehetőséget nyit az iratbetekintésre.

Az ajánlattevők az ilyen esetekben is élhetnek ezzel a jogukkal a törvényben meghatározott határidőn belül. Ez egy gyakran kihasználatlan lehetőség, pedig komoly információs előnyt jelenthet.

10. Köteles-e az ajánlatkérő jegyzőkönyvet készíteni az iratbetekintésről?

Igen, ez egy kevésbé ismert, de kiemelten fontos kötelezettség.

A Közbeszerzési Döntőbizottság gyakorlata alapján az ajánlatkérőnek az iratbetekintés során tett eljárási cselekményeket írásban, jegyzőkönyv formájában rögzítenie kell. Ez nemcsak azt jelenti, hogy dokumentálják a jelenlévőket, hanem azt is, hogy pontosan mi történt a betekintés során: milyen iratok kerültek megtekintésre, milyen észrevételek hangzottak el, történt-e vita vagy tisztázás.

Ez a jegyzőkönyv később különösen fontos lehet:

• jogorvoslati eljárás során bizonyítékként,
• vitás helyzetek tisztázásában,
• annak igazolására, hogy az ajánlattevő milyen információkhoz jutott hozzá.

Éppen ezért ajánlattevőként is érdemes figyelni arra, hogy a jegyzőkönyv pontos és teljes legyen, és szükség esetén kérni annak kiegészítését.

Összegzés: az iratbetekintés stratégiai eszköz

Az iratbetekintés nem pusztán formalitás – hanem egy kulcsfontosságú eszköz a közbeszerzési eljárás átláthatóságának ellenőrzésére. Aki tudatosan használja, komoly versenyelőnyhöz juthat.

👉 Ha szeretnéd biztosan jól kezelni az ilyen helyzeteket, érdemes megnézni a 👉 Közbeszerzési Kisokos oldalt, vagy akár egy 👉 Ingyenes közbeszerzési konzultáció során személyre szabott segítséget kérni.

Személyes tanácsadás

Photo by: pixabay.com/mohamed_hassan