III. rész: A szerződésszerű teljesítés és annak dokumentálása
Cikkünk befejező részében a közbeszerzési szerződések nem megfelelő teljesítése és/vagy dokumentálása mellett természetesen szót ejtünk arról is, milyen kötelezettségeket kell az ajánlattevőként szerződő feleknek szem előtt tartani és hogyan tudnak kellő gondossággal eljárni a szerződések teljesítése során,
Ezek különösen az alábbiak:
- a szerződést a nyertes ajánlattevővel (közös ajánlattétel esetén a nyertes ajánlattevőkkel) kell írásban megkötni a közbeszerzési eljárásban közölt végleges feltételek, szerződéstervezet és ajánlat tartalmának megfelelően. A szerződésnek tartalmaznia kell a nyertes ajánlat azon elemeit, amelyek értékelésre kerültek[1], ezek nem teljesítése főszabály szerint nem maradhat az ajánlatkérő részéről szankció nélkül[2];
- adott esetben az eljárásban közölt szerződéskötési feltételek teljesítése, mint például az előírt mértékű felelősségbiztosítás igazolása a szerződéskötés időpontjában;
- adott esetben az eljárásban előírt biztosítékok megfelelő határidőben és formában történő rendelkezésre bocsátása, mint például a teljesítési biztosíték, előleg visszafizetési biztosíték, stb.;
- az ajánlatban meg nem nevezett alvállalkozók bejelentése a szerződéskötéskor és rájuk vonatkozóan a közbeszerzési eljárásban előírt kizáró okok fenn nem állására vonatkozó nyilatkozat benyújtása[3];
- a teljesítés során bevont valamennyi alvállalkozó előzetes bejelentése és a közbeszerzési eljárásban előírt kizáró okok fenn nem állására vonatkozó nyilatkozat benyújtása[4];
- a közbeszerzési eljárás során az alkalmasság igazolásához igénybe vett szervezet bevonása az eljárásban benyújtott kötelezettségvállalásának megfelelően és az alkalmasság igazolásához bemutatott szakemberek teljesítésbe történő bevonása – ezen szervezetek vagy személyek helyett egyenértékű szervezet vagy személy is bevonható, figyelemmel a Kbt. 138. § (4) bekezdése szerinti korlátozásra[5];
- a szerződés szerinti teljesítések/részteljesítések megfelelő dokumentálása, a teljesítés megfelelő igazolása;
Építési beruházásokra vonatkozó egyéb előírások a fentieken túl:
- az alvállalkozói teljesítés összesített aránya nem haladhatja meg a szerződés értékének 65 %-át[6] és az alvállalkozó sem vehet igénybe az alvállalkozói szerződés értékének 65 %-át meghaladó értékben további közreműködőt[7]. Az alvállalkozók bejelentését és a bevonás arányát az ajánlatkérő is köteles ellenőrizni az építési napló adatai alapján, azonban ennek elmaradása nem mentesíti a kivitelezőt a Kbt. szerinti kötelezettségei alól[8];
- amennyiben az eljárásban előírásra került tartalékkeret, a tartalékkeret kizárólag az építési beruházás teljesítéshez, a rendeltetésszerű és biztonságos használathoz szükséges munkák ellenértékének elszámolására használható fel[9];
- az ellenérték kifizetése, amennyiben alvállalkozó igénybevételére kerül sor, speciális szabályok szerint, a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 32/A. § szerint történik, ettől eltérni nem lehet. A kifizetés lépései röviden:
1. az ajánlattevőként szerződő felek a teljesítés elismeréséig nyilatkoznak, közülük melyik mekkora összegre jogosult és hogy az általuk a teljesítésbe bevont alvállalkozóik egyenként mekkora összegre jogosultak, ezzel egyidejűleg felhívják az alvállalkozókat a számláik kiállítására.
2. a teljesítés elismerését követően az ajánlattevőként szerződő felek kiállítják számláikat, részletezve abban a saját és az előző pont szerinti alvállalkozói teljesítést.
3. az ajánlatkérőként szerződő fél átutalja az alvállalkozói teljesítést az ajánlattevőként szerződő feleknek, akik haladéktalanul kiegyenlítik alvállalkozóik számláit (adott esetben dokumentálva az esetleges visszatartást).
4. a kifizetések és adott esetben a jogszerű visszatartás dokumentumaival igazolják az ajánlatkérő felé a kifizetés megtörténtét.
5. ezt követően egyenlíthető ki a fővállalkozói teljesítés.
A fentiekben írtak kizárólag a legfontosabb szabályokat tartalmazzák a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatban, értelemszerűen ahány közbeszerzési eljárás, annyi közbeszerzési szerződés, amelyek különböző többlet kötelezettségeket róhatnak a nyertes ajánlattevőkre, ezért célszerű a szerződéstervezet mielőbbi, még az ajánlattételt megelőző átvizsgálása. A szerződések teljesítése során, figyelemmel a jelen írásunkban ismertetett joggyakorlatra, javasoljuk, hogy minden kérdéses esetben forduljanak közbeszerzési szakértőhöz, megelőzve ezzel egy esetleges jogorvoslati eljárást és akár egy jelentős mértékű bírság kiszabását.