A felolvasólap a közbeszerzési eljárásban benyújtott ajánlatnak az egyik legfontosabb dokumentuma, éppen ezért kell figyelmet fordítani arra, hogy megfelelő adatokat tartalmazzon. Cikkünk első részében összefoglalóan bemutatjuk, hogy mire kell figyelni általánosságban és az árszempont esetén a felolvasólap kitöltésekor.
A Kbt. 66. § (5) bekezdése alapján az ajánlatnak vagy a részvételi jelentkezésnek felolvasólapot kell tartalmaznia. Az EKR-ben az ajánlat kitöltésekor a felolvasólap rubrikáit kötelező kitölteni, ha nem írunk be semmit, rendszer hibát jelez, és nem engedi benyújtani az ajánlatot. Az ajánlatkérő a felolvasólap létrehozásakor pedig megadja, hogy a rubrikába mit lehet beírni (számot, mennyi tizedes jegyet, rövid vagy hosszabb szöveget, igen/nem választást), így ez is segítséget jelent abban, hogy milyen adatot kell feltüntetnünk.
A felolvasólapon szereplő adatok a bontást követően a bontási jegyzőkönyvben közzétételre kerülnek. A felolvasólap tartalmazza az ajánlattevő/részvételre jelentkező nevét és címét, amelyet az EKR a regisztrációs adatokból automatikusan átemel. Egyes ajánlatkérőknél előfordul, hogy a felolvasólapon kérik megadni ezeket az adatokat, vagy még továbbiakat (pl. adószám), ilyen esetben természetesen ki kell tölteni minden részt. Részvételi jelentkezés esetén a fentieken túlmenően nem kell mást megadni, mivel az eljárás ezen szakaszában ajánlatot nem is lehet tenni, máskülönben a részvételi jelentkezés érvénytelen lesz. Ajánlattételkor pedig az értékelésre kerülő adatokat is fel kell tüntetni.
Az értékelési szempontok nagyon sokfélék lehetnek és mivel mindig az adott beszerzési tárgyhoz és a megkötendő szerződéshez kapcsolódnak, nem is lehet pontos felsorolást adni róluk. Emiatt pedig mindig szükséges alaposan áttanulmányozni mind a felhívást mind pedig a további közbeszerzési dokumentumokat, amelyek részletezik, hogy az ajánlatkérő mit vár el.
A felolvasólapon szereplő adatokat minden esetben úgy kell megadni, hogy abban hiba ne legyen, mert utólag az már nem javítható (kivéve a számítási hiba esetét). Az ajánlati kötöttség a felolvasólapon szereplő megajánlásokra is kiterjed, így amit az ajánlattevő ott vállalt, azt teljesítenie is kell, ha vele kerül végül megkötésre a szerződés.
Az ajánlatkérők jellemzően a közbeszerzési dokumentumokban részletezik az értékelési szempontokat, adott esetben külön meghatározzák, hogy mit értenek egy-egy fogalom alatt. Ezen magyarázó rendelkezések megismerése is fontos, mert előfordulhat, hogy az ajánlatkérő a szokásos jelentéstől eltérő magyarázatot ad, vagy több olyan feltételt tartalmaz, amelyek mindegyikének meg kell felelni.
Az értékelésre kerülő vállalásoknak alátámasztottnak is kell lenniük, azaz az ajánlatot úgy kell benyújtani, hogy az ajánlatkérő ellenőrizni tudja azok megfelelőségét. A közbeszerzési dokumentumokban így az is szerepel, hogy az ajánlattevőknek milyen dokumentumot kell benyújtaniuk az ellenőrizhetőség érdekében. Ez lehet akár az ajánlattevőtől származó nyilatkozat (pl. többlet jótállási idő vállalása), de akár más gazdasági szereplőtől származó nyilatkozat (pl. gyártói nyilatkozat), tanúsító szerv által kiállított dokumentumok (pl. EK megfelelőségi nyilatkozat), a termékről készült leírás, prospektus, de akár közismert alkalmazások használatával végzett műveletek dokumentálása (pl. Google Maps térképpel számított távolság). Figyelni kell arra is, hogy amikor az értékelési szempontot megadjuk, dokumentáljuk a számítások módját – figyelemmel az ajánlatkérő előírásaira is. Ha az alátámasztó dokumentáció nem kerül benyújtásra, azt korlátozottan, de lehet pótolni az ajánlatkérő felhívására (árazott költségvetés, szakmai ajánlat nem nyújtható be utólag), azonban abban az alátámasztó adatnak feltétlenül szerepelnie kell ugyanúgy, ahogy a felolvasólapon megadtuk. Ha a felolvasólapon megadott információ nem egyezik meg, vagy nem található az ajánlat részeként benyújtandó dokumentumokban, és hiánypótlást követően sem tisztázott a kérdéses rész, az az ajánlat érvénytelenségét eredményezheti.
Az árszempont megadása (1.)
Az ár lehet összesített ár (jellemzően az építési beruházások esetén átalányár), egységár, de akár egy kalkulált összeg is, amelynek számítását az ajánlatkérő adja meg.
Az értékelésre kerülő ár általában nem egy darab ár vagy egységár, hanem egy, valamennyi feladatot, terméket, stb. magában foglaló összár, amelyet részletezni kell és alátámasztani is. A közbeszerzési dokumentumok általában tartalmaznak egy táblázatos formátumú ártáblázatot, költségvetést, kereskedelmi ajánlatot, stb., amelyben az ajánlatkérő megjelöli, hogy a táblázat mely értékét kell a felolvasólapra beírni. Gyakran elő szokott az fordulni, hogy a táblázat lehetőséget ad tizedes jegyek beírására, azonban a felolvasólap már nem. A felolvasólap kitöltésével lesz látható, hogy az ajánlatkérő lehetővé tette-e tizedes jegy megadását, és amennyiben igen, akkor mennyit. Ha ilyen eltérést észlelünk, arra érdemes lehet egy kiegészítő tájékoztatás kérést küldeni, olyan időben, hogy az ajánlatkérő adott esetben még összhangba hozhassa a dokumentumokat.
Valamilyen ár mindenképpen szerepelni fog az értékelési szempontok között azzal, hogy főszabály szerint további minőségi értékelési szempontokat is meg kell határozni.
Az ár lehet összesített ár (jellemzően az építési beruházások esetén átalányár), egységár, de akár egy kalkulált összeg is, amelynek számítását az ajánlatkérő adja meg.
Az értékelésre kerülő ár általában nem egy darab ár vagy egységár, hanem egy, valamennyi feladatot, terméket, stb. magában foglaló összár, amelyet részletezni kell és alátámasztani is. A közbeszerzési dokumentumok általában tartalmaznak egy táblázatos formátumú ártáblázatot, költségvetést, kereskedelmi ajánlatot, stb., amelyben az ajánlatkérő megjelöli, hogy a táblázat mely értékét kell a felolvasólapra beírni. Gyakran elő szokott az fordulni, hogy a táblázat lehetőséget ad tizedes jegyek beírására, azonban a felolvasólap már nem. A felolvasólap kitöltésével lesz látható, hogy az ajánlatkérő lehetővé tette-e tizedes jegy megadását, és amennyiben igen, akkor mennyit. Ha ilyen eltérést észlelünk, arra érdemes lehet egy kiegészítő tájékoztatás kérést küldeni, olyan időben, hogy az ajánlatkérő adott esetben még összhangba hozhassa a dokumentumokat.
A kiegészítő tájékoztatás kérések ütemezése az egyes eljárástípusoknál
Az ajánlatkérők gyakran úgy készítik el az ártáblázatot vagy árazatlan költségvetést, hogy előre képletekkel látják el a cellákat, és adott esetben zárolják is a cellák nagy részét, így csak az a rész marad szerkeszthető, ahova az ajánlattevőknek kell az árakat beírni. Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy az Excel táblázatban az egyes sorok összeadott értéke a kerekítés és a tizedes jegyek lecsökkentése következtében nem egyezik meg a megadott képlettel számított összeggel. Mivel a táblázatot az ajánlattevő saját maga nem módosíthatja, ilyen esetben is érdemes kiegészítő tájékoztatás kérés keretében ezt az ajánlatkérő felé jelezni, különösen amiatt, mert így az aláírással ellátott táblázatban is a hibás számítási érték fog megjelenni.
Cikkünk folytatásában a leggyakrabban előforduló értékelési szempontokkal kapcsolatos hasznos információkat fogjuk bemutatni.
Amennyiben az árak esetén nem egész szám jelenik meg, fordítsunk figyelmet arra is, hogy a kerekítés is megfelelő legyen, mert több tétel esetén az összesített árban akár több forintos eltérés is megjelenhet, amely így számítási hibát eredményezhet.
Az ajánlatkérők gyakran úgy készítik el az ártáblázatot vagy árazatlan költségvetést, hogy előre képletekkel látják el a cellákat, és adott esetben zárolják is a cellák nagy részét, így csak az a rész marad szerkeszthető, ahova az ajánlattevőknek kell az árakat beírni. Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy az Excel táblázatban az egyes sorok összeadott értéke a kerekítés és a tizedes jegyek lecsökkentése következtében nem egyezik meg a megadott képlettel számított összeggel. Mivel a táblázatot az ajánlattevő saját maga nem módosíthatja, ilyen esetben is érdemes kiegészítő tájékoztatás kérés keretében ezt az ajánlatkérő felé jelezni, különösen amiatt, mert így az aláírással ellátott táblázatban is a hibás számítási érték fog megjelenni.
Cikkünk folytatásában a leggyakrabban előforduló értékelési szempontokkal kapcsolatos hasznos információkat fogjuk bemutatni.
Amennyiben az értékelési szempontokkal kapcsolatban kérdése merült fel, személyre szabott tanácsadásért keressen meg minket elérhetőségeinken.
(1.) A legalacsonyabb költség értékelési szempontra jelen cikkünk nem tér ki tekintettel arra, hogy nem jellemző ennek alkalmazása.
Személyes tanácsadás
Photo by: @Headway
Személyes tanácsadás
Photo by: @Headway